Compliance

W terminie od marca do czerwca 2020 roku Departament Compliance PGE S.A. przeprowadził monitoringi „Ochrona własności intelektualnej” w wybranych spółkach GK PGE. W ramach monitoringu poddano analizie: umowy o pracę, umowy z kontrahentami, umowy pomiędzy spółkami w grupie, aneksy, oświadczenia oraz inne dokumenty, które mogą zawierać informacje dotyczące chronienia przez spółkę własności intelektualnej. Badanie było realizowane poprzez: analizę obowiązujących w spółkach regulacji, dokumentacji, danych i umów, a także wywiady bezpośrednie i pośrednie. Badaniem został objęty okres: styczeń 2018 r. – czerwiec 2020 r.

GK PGE dbając o realizację celów strategicznych, zarządza ryzykami występującymi podczas wykonywania działalności zgodnie z Procedurą Ogólną Korporacyjnego Zarządzania Ryzykiem w Grupie Kapitałowej PGE.

Departament Compliance w obszarze identyfikacji i oceny ryzyk w zainteresowaniu Compliance opiera się na istniejącym w PGE S.A. systemie ERM9 i współpracuje z właścicielem tego systemu – Departamentem Ryzyka i Ubezpieczeń.

W roku 2020 badaniem objęto 24 spółki, proces został zrealizowany w 7 Spółkach objętych ERM oraz 17 Spółkach nie objętych ERM.

Departament Compliance opiniuje regulacje wewnętrzne i prowadzi przeglądy procesów pod kątem zapewnienia zgodności z prawem, zasadami Kodeksu etyki GK PGE i innymi regulacjami Compliance oraz minimalizacji ryzyk wystąpienia kar i nadużyć (poprzez zapewnienie przejrzystych zasad, odpowiedniego nadzoru).

Ponadto w ramach analizy występowania czynników sprzyjających nadużyciom w regulacjach wewnętrznych, przeprowadzono w roku 2020 przeglądy regulacji wewnętrznych w PGE S.A. w obszarze zakupów oraz nowych projektów i inwestycji. Celem tych działań była ocena czy dana regulacja jasno określa podział zadań i odpowiedzialności w procesie, ustalenie czy punkty krytyczne procesu, gdzie powinny być oznaczone tzw. „red flag”, są wskazane i są w nich określone czynności zapewniające mitygację ryzyk, np. zasada kontroli czterech oczu, wzmocniony nadzór.

Zadanie było przeprowadzone w formie pilotażu, w wyniku którego będą wypracowane rozwiązania do zastosowania we wszystkich spółkach GK PGE.

Zadanie zrealizowane zostało w formie ankiety wypełnionej przez Koordynatorów Compliance w spółkach GK PGE. Ankieta zawierała pytania dotyczące wdrożonego systemu monitorowania zmian w prawie, w zakresie zapewnienia bieżącej informacji o zmianach, dystrybuowaniu tej informacji do komórek organizacyjnych i uzyskaniu informacji zwrotnej o konieczności dostosowań lub jej braku, i potwierdzenia wprowadzenia dostosowań, jeśli były potrzebne.

Ocena Zgodności to regularny przegląd działań w zakresie zgodności z obowiązującym prawem i regulacjami wewnętrznymi w obszarach Compliance, który jest realizowany w formie samooceny przez poszczególne zarządy. Departament Compliance udziela wsparcia dla spółek GK PGE w wykonaniu Oceny Zgodności. Następnie Departament Compliance dokonuje analizy i przeglądu jej wyników oraz wskazuje obszary do doskonalenia w zakresie zarządzania ryzykiem braku zgodności.

W roku 2020 kontynuowane były w spółkach GK PGE szkolenia compliance, obejmujące w szczególności:

a) szkolenia adaptacyjne, będące elementem procesu adaptacji nowozatrudnionych osób, w pierwszych dniach rozpoczęcia pracy,

b) warsztatowe szkolenia z Kodeksu etyki GK PGE,

c) szkolenia z Polityki antykorupcyjnej GK PGE, w formie e-learningu dla zakresu podstawowego oraz w firmie warsztatów dla zakresu rozszerzonego,

d) inauguracja szkoleń przypominjących z Kodeksu etyki GK PGE.

Szkolenia realizowane są przez Koordynatorów oraz wyznaczonych w spółkach trenerów wewnętrznych. DC organizuje i współprowadzi szkolenia „train the trainer”, stanowiące zasadnicze przygotowanie do prowadzenia szkoleń Compliance. W roku 2020 odbyły się 2 takie szkolenia, na których łącznie przeszkolono 41 osób.

Ze względu na sytuację epidemiologiczną, szkolenia warsztatowe realizowane były w spółkach częściowo zdalnie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, na podstawie materiałów szkoleniowych przygotowanych do tego celu przez Departament Compliance.

Budowanie kultury organizacyjnej opartej na wartościach Kodeksu etyki GK PGE jest jednym z zadań wspierających realizację celów biznesowych GK PGE. Kwestie związane z etycznym prowadzeniem biznesu coraz częściej są przedmiotem raportowania do zewnętrznych interesariuszy, więc ich znaczenie rośnie (przykładem jest corocznie publikowany przez PGE S.A. raport niefinansowy, standardy GPW, jak też ankiety/pytania kierowane przez instytucje sektora finansowego).

W 2020 r. rozszerzono proces operacjonalizacji zapisów Kodeksu etyki GK PGE o obszary inne, niż bezpośrednio związanie z obszarem Compliance. Elementy te mogą być implementowane w ramach: szkoleń/instruktaży, uwzględniane w regulacjach wewnętrznych, w komunikacji z pracownikami zarówno służb Compliance jak i kadry zarządzającej czy przedstawicieli innych obszarów.

W roku 2020 zainaugurowano szkolenia przypominające z Kodeksu etyki GK PGE, które wg obowiązujących regulacji powinny być cyklicznie powtarzane w trzyletnim cyklu. Uwzględniając informacje zwrotne otrzymywane po poprzednich szkoleniach oraz chcąc zapewnić jak największą relewantność treści i formy szkoleń dla odbiorców, a przez to jak najlepszą skuteczność, szkolenia przypominające planowane były w oparciu o zasadę zindywidualizowania i spersonalizowania, tak materiałów szkoleniowych, jak i założeń co do sposobów realizacji szkoleń.

Podczas szkolenia pracownicy zapoznawani są z wartościami, jakich zgodnie z Kodeksem etyki są zobowiązani przestrzegać.

Ponadto w 2020 r. podjęto następujące działania z zakresu Kodeksu etyki:

• Wdrożenie elementów Kodeksu etyki w wybranych szkoleniach (poza obowiązkowymi szkoleniami Compliance) w PGE S.A., np. program rozwoju „Sieć Rozwoju” opiera się na wartościach GK PGE: Partnerstwo, Rozwój, Odpowiedzialność. Przykładowy temat –„Asertywne Relacje – warsztat dla wszystkich Pracowników” oparty został o zasady „Ludzie w naszej firmie”, szczególnie: Dbamy o przyjazne warunki pracy oraz Doskonalimy się i jesteśmy proaktywni, wykazujemy inicjatywę.
• Przesłanie do Koordynatorów Compliance w Spółkach GK PGE „Wytycznych dot. praktycznego wdrożenia elementów Kodeksu etyki do życia spółek GK PGE”.

W 2020 roku została opracowana zmiana Polityki antykorupcyjnej GK PGE w celu: zapewnienia zgodności z wytycznymi GPW w zakresie przeciwdziałania korupcji, odzwierciedlenia zmian organizacyjnych dot. komórek odpowiedzialnych za przeciwdziałanie korupcji w GK PGE oraz uzupełnienia rozwiązań wzmacniających przeciwdziałanie konfliktowi interesów.

W roku 2020 pod względem ryzyka wystąpienia korupcji oceniono 25 spółek Grupy PGE, tj. 100% spółek Grupy PGE, w których działają struktury Compliance.

W związku z przyjęciem w 2020 r. nowej strategii PGE S.A. są prowadzone prace dostosowujące treści obszaru Compliance i działań komunikacyjnych. Przeprowadzono również analizę zainteresowania pracowników tematami i publikacjami na obecnej zakładce Compliance IPK. W wyniku powyższych zmian niezbędne będzie także przeprowadzenie działań dostosowujących materiały komunikacyjne Compliance.

Ponadto w roku 2020 spółki prowadziły swoje działania na podstawie opracowanych harmonogramów działań komunikacyjnych. Skupiły się w głównej mierze na cyklicznych mailingach i okolicznościach dot. istotnych wydarzeń – np. Compliance Day przypadającym w czerwcu, rocznicy przyjęcia Kodeksu Postępowania dla Partnerów Biznesowych, czy Międzynarodowego Dnia Przeciwdziałania Korupcji w grudniu 2020 r.